Dans le cadre de la vérification de service fait, l’organisme de formation est amené à fournir des documents attestant la réalisation de la formation et la conformité avec les éléments déclarées dans EDOF.
En effet, l’indication par l’organisme de formation des dates de début et de fin de la formation, ainsi que du niveau d’avancement de la formation, constitue une déclaration officielle de l’exécution du service
Découvrons ensemble les conditions à respecter afin de permettre la vérification de la nature de la formation et la réalisation de celle-ci
Déclarer l’entrée en formation
L’organisme doit déclarer la date d’entrée effective du stagiaire en formation, en respectant un délai de trois jours ouvrés.
Déclarer la sortie de formation
Lorsque l’OF déclare la sortie de formation, il doit indiquer également la date effective de sortie de formation du stagiaire en respectant le délai de trois jours ouvrés.
A savoir, la sortie de formation n’est pas enregistrée tant que l’organisme de formation n’a pas déclaré le service fait.
Déclarer le service fait
Une fois que la date de fin de formation est indiquée, l’organisme de formation atteste de l’achèvement total ou partiel du parcours par le stagiaire. En cas de réalisation partielle, il précise les éléments suivants :
- Si le stagiaire n’a pas pu terminer son parcours en raison d’une force majeure, sans nécessité de fournir de justificatif par l’organisme.
- La raison pour laquelle le stagiaire n’a pas pu achever son parcours : soit il a abandonné ou a été absent, soit l’organisme a dû interrompre la formation.
- Le taux d’achèvement de la formation.
- La durée de ce qui n’a pas été accompli par le stagiaire.”
Transmettre les documents pour attester le service fait
pour le suivi en présentiel :
- les feuilles de présence (feuilles d’émargement)* ou, à défaut, tout autre document attestant de la présence du stagiaire,
- le programme de la formation (accepté par le stagiaire après proposition de l’OF)*,
- les documents relatifs à la formation remis au stagiaire,
- les évaluations organisées,
- l’attestation de passage de la certification (ou à défaut l’attestation de réussite de la certification),
- toutes pièces attestant la réalisation de l’action (attestation de fin de stage signée des 2 parties mentionnant les heures effectuées) ;
pour le suivi à distance :
- les états de connexion nominatifs* ou, à défaut, tout autre document attestant de la connexion du stagiaire,
- le programme de la formation (accepté par le stagiaire après proposition de l’OF)*,
- les logins de connexion,
- les relevés de fréquentation rendant compte des durées et horaires de connexions*,
- les justificatifs permettant d’attester de la réalisation de travaux à distance*,
- les justificatifs permettant d’attester d’un accompagnement, dont les relances,
- l’attestation de passage de la certification (ou à défaut l’attestation de réussite de la certification),
- toutes pièces attestant la réalisation de l’action (attestation de fin de stage signée des 2 parties mentionnant les heures effectuées).
La validation du service effectué est effectuée par les services de la Caisse des Dépôts. Cette validation s’effectue automatiquement dans un délai de cinq jours ouvrés, sauf en cas de vérification du service accompli. Une fois que la Caisse des Dépôts a validé le service accompli, le dossier peut être facturé, et l’organisme de formation est autorisé à transmettre les informations de facturation. Pour des informations détaillées, veuillez consulter le guide intitulé « Facturation et règlements »
