L’audit qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation souhaitant attester de la qualité de leurs prestations. Il permet de vérifier la conformité aux exigences du Référentiel National Qualité et d’améliorer les processus internes. Voici un aperçu détaillé des différentes étapes de cet audit.
1. Préparation de l’audit
Avant l’audit, il est essentiel de se préparer pour mettre toutes les chances de son côté :
- Constitution du dossier : Rassemblez l’ensemble des documents requis (procédures, attestations, etc.) afin de démontrer la qualité et la cohérence de vos actions.
- Formation des équipes : Informez et formez les collaborateurs qui seront impliqués dans l’audit afin qu’ils connaissent bien les process et les indicateurs de qualité.
- Planification : Organisez en interne des réunions préparatoires et des simulations pour identifier les points forts et les axes d’amélioration.
2. Le déroulement de l’audit
L’audit se réalise généralement en plusieurs phases :
a. Audit documentaire
- Examen des pièces justificatives : L’auditeur commence par étudier le dossier constitué de 32 indicateurs. Il vérifie que toutes les procédures, enregistrements et preuves de la qualité de vos services sont bien en place.
- Analyse de la conformité : Il compare vos documents aux exigences du référentiel Qualiopi afin d’identifier les écarts éventuels.
b. Audit sur site ou à distance
- Rencontres et entretiens : Rencontres et entretiens : L’auditeur échange avec les responsables et équipes pour vérifier l’application des pratiques sur le terrain.
- Observations pratiques : L’auditeur observe directement certaines activités ou formations pour évaluer leur mise en œuvre.
c. Restitution et rapport
- Synthèse des constats : À l’issue des échanges et des observations, l’auditeur rédige un rapport détaillé mentionnant les points conformes ainsi que les éventuelles non-conformités ou pistes d’amélioration.
- Retour d’expérience : L’auditeur organise généralement un entretien de clôture pour vous permettre de comprendre les constats et discuter des actions correctives éventuelles à mettre en place.
3. Après l’audit : actions correctives et certification
- Mise en œuvre des actions correctives : Si des non-conformités sont relevées, vous disposez d’un délai pour y remédier et fournir les preuves des actions entreprises.
- Suivi de l’audit : Un audit de suivi peut être planifié pour vérifier que les actions correctives ont été correctement appliquées.
- Obtention de la certification : Une fois l’ensemble des critères du référentiel respectés, l’organisme obtient la certification Qualiopi, gage de qualité reconnu par les financeurs et les partenaires.
Vous avez la possibilité de vous faire accompagner par MyOF sur toute la procédure.
Conclusion
L’audit Qualiopi repose sur la transparence, l’analyse documentaire et l’évaluation terrain. Une bonne préparation, formation des équipes et outils de suivi garantissent la réussite et renforcent la confiance des apprenants et financeurs.
