Pour l’obtention d’une certification QUALIOPI, il vous faudra passer obligatoirement par un audit. Pour cela, MYOF vous donne un aperçu sur tout ce dont vous devez savoir sur le déroulement de l’audit QUALIOPI.
Ce qu’il faut savoir avant d’avoir recours à un audit
- Préparer et numériser tous vos documents auditables au préalable,
- Une journée d’audit dure environ 7 à 8h,
- L’organisme de formation devra transmettre à l’auditeur tous les noms et fonctions des personnes qui seront présentes durant l’audit,
- Votre auditeur sera le même durant tout le cycle, donc à partir de l’audit initial jusqu’à l’audit de suivi,
- Prévoir en général 1000 euro HT pour un audit initial.
- Depuis la crise sanitaire, il est possible de passer cet audit à distance.
Qu’est-ce qu’une journée type d’un audit QUALIOPI ?
Réunion d’ouverture
Lors de la réunion d’ouverture qui durera environ 15 min, l’auditeur présentera :
- le déroulement et l’organisation de l’audit,
- les règles et conditions de l’audit,
- le respect de la durée de l’audit
Le lieu et les participants de l’audit choisi par l’organisme de formation
- Généralement, l’audit se passe au niveau de l’organisme de formation,
- Si vous êtes indépendant ou que vous n’avez pas de local, vous pouvez louer des bureau à la journée ou autre,
- Choisissez un lieu où vous aurez accès facilement à tous vos documents numériques et documents en papier,
- L’identité des participants qui devront défendre et bien communiquer sur votre organisme de formation.
Réalisation de l’audit
Présentation de votre organisme de formation
- L’auditeur aura besoin de connaitre toutes les prestations de votre organisme de formation, son ancienneté, les bilans de compétences, VAE ou apprentissage suivi du bilan pédagogique et financier.
- L’auditeur parviendra à un échange ( questions réponses) selon chaque indicateur.
- L’auditeur prendra quelques dossiers à auditer ( cas concrets) selon la liste de vos formations.
Recueil d’informations
L’auditeur prendra des notes selon la contribution des participants à argumenter et défendre le système de qualité, de management et poursuivra mettra en œuvre les procédures à suivre. Puis selon les explications et les arguments données par les participants, il vérifiera les éléments de preuves.
Constat de l’audit
Sachez que l’auditeur effectuent des changements de constat de l’audit tout au long de la journée.
Alors… conformité ou écart ? non-conformité mineure ou majeur ?
En cas de désaccord, les indicateurs de non-conformités peuvent toujours être discutées avec le responsable.
Réunion de clôture
Lors de cette réunion de clôture qui durera 15 à 30 min, l’auditeur :
- vous fera part de ses impression, la qualité d’échange et de coopération,
- le niveau de qualité de votre organisme de formation,
- la conformité ou non-conformité de votre organisme,
- des recommandations à suivre.
Le rapport d’audit vous sera remis avec toutes les informations nécessaires discutées à la réunion comme l’identification de l’entreprise auditée, de l’organisme de formation, les participants, le plan convenus, les dates et lieux où l’audit a été réalisé, les critères qualité et la liste des documents de référence sur lesquels s’est appuyé l’audit, incluant les obstacles rencontrés, les éléments de non-conformité.
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