Vous avez obtenu la certification qualiopi il a de cela quelques mois ? C’est l’heure de vous préparer à l’audit de surveillance.
L’audit de surveillance Qualiopi est un audit intermédiaire, qui a pour but d‘évaluer la conformité de l’organisme de formation aux exigences du référentiel Qualiopi. Voici les indicateurs clés qui sont examinés et quelques points à retenir pour que cet audit soit un succès.
1 – Objectif de l’Audit de Surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance Qualiopi a pour objectif de vérifier la mise en œuvre des actions correctives suite à l’audit initial, ainsi que la pérennité du système de management de la qualité mis en place. Il permet également d’identifier les éventuelles dérives ou non-conformités apparues depuis l’audit initial.
Cet audit de surveillance a lieu entre 12 et 24 mois après l’audit initial et doit permettre de s’assurer que l’organisme de formation respecte toujours les critères de qualité requis pour maintenir sa certification Qualiopi.
2 – Les Non-Conformités Fréquemment Relevées
Tout d’abord, l’auditeur étudie les éléments administratifs liés à l’activité de l’organisme de formation.
Ensuite, il analyse une ou plusieurs actions menées depuis le dernier audit et vérifie leur conformité par rapport au référentiel.
Enfin, il vérifie les actions entreprises dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de l’organisme, en accordant une attention particulière à l’indicateur 32 qui suscite de nombreuses non-conformités.
Votre auditeur portera également une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitants etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
Voici quelques exemples de non-conformités fréquemment relevées lors de cet audit :
- Des actions correctives non mises en place dans les délais impartis ;
- Des documents obligatoires manquants ou non à jour ;
- Des procédures mal appliquées par les formateurs ;
- Des retours clients insuffisamment pris en compte pour améliorer les prestations de formation ;
- Une mauvaise utilisation de la charte qualiopi ;
- L’absence d’un démarche d’amélioration continue lisible ;
- La non exploitation des différentes veilles (indicateurs 23, 24 et 25)
Ces non-conformités peuvent entraîner une suspension voire un retrait de la certification Qualiopi si elles ne sont pas corrigées dans les délais impartis.
3 – La Démarche d’Amélioration Continue
Le référentiel Qualiopi encourage les organismes de formation à s’engager dans une démarche de veille et d’amélioration continue de leurs prestations de formation.
Cette démarche doit être visible et démontrée lors de l’audit de surveillance Qualiopi.
Pour cela, l’organisme doit être en mesure de présenter des actions mises en place pour améliorer la qualité de ses prestations de formation, des indicateurs de satisfaction clients, des plans d’actions en cours ou à venir, des formations suivies par les formateurs pour maintenir leurs compétences à jour, etc.
Les indicateurs de veille sont ceux qui suscitent le plus grand nombre de non-conformités lors de l’audit de surveillance Qualiopi.
En effet, de nombreux organismes de formation ont mal compris les exigences liées à ces indicateurs. Il ne suffit pas de démontrer que la veille est effectuée sur les thématiques exigées par Qualiopi, à savoir la veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle (indicateur 23), la veille métiers, compétences et emplois sur vos secteurs d’intervention (indicateur 24), la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques en formation (indicateur 25) et la veille sur le champ du handicap en formation (indicateurs 23/26).
Il est crucial de démontrer que vous exploitez cette veille, c’est-à-dire que vous l’utilisez pour prendre des décisions, mener des actions et ainsi vous améliorer en continu.
Cette exploitation doit être réalisée de manière régulière, et lors de l’audit de surveillance, vous devrez présenter plusieurs preuves de cette exploitation pour chaque indicateur de veille, en plus de vos sources.
La démarche d’amélioration continue est donc un élément clé de la certification Qualiopi et doit être prise en compte tout au long du cycle de certification.
Si vous êtes un organisme de formation et que vous souhaitez vous préparer à l’audit de surveillance Qualiopi, My OF vous accompagne.
Leader et partenaire des organismes de formation, notre objectif est de vous accompagner dans la réalisation de vos projets.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos services d’accompagnement pour la préparation de l’audit de surveillance.
