19 janvier 2024

Vous avez obtenu la certification qualiopi il a de cela quelques mois ? C’est l’heure de vous préparer à l’audit de surveillance. L’audit de surveillance Qualiopi est un audit intermédiaire, qui a pour but d‘évaluer la conformité de l’organisme de formation aux exigences du référentiel Qualiopi. Voici les indicateurs clés qui sont examinés et quelques points à retenir pour que cet audit soit un succès. 1 – Objectif de l’Audit de Surveillance Qualiopi L’audit de surveillance Qualiopi a pour objectif de vérifier la mise en œuvre des actions correctives suite à l’audit initial, ainsi que la pérennité du système de management de la qualité mis en place. Il permet également d’identifier les éventuelles dérives ou non-conformités apparues depuis l’audit initial. Cet audit de surveillance a lieu entre 12 et 24 mois après l’audit initial et doit permettre de s’assurer que l’organisme de formation respecte toujours les critères de qualité requis pour maintenir sa certification Qualiopi. ‍ 2 – Les Non-Conformités Fréquemment Relevées Tout d’abord, l’auditeur étudie les éléments administratifs liés à l’activité de l’organisme de formation. Ensuite, il analyse une ou plusieurs actions menées depuis le dernier audit et vérifie leur conformité par rapport au référentiel. Enfin, il vérifie les actions entreprises dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de l’organisme, en accordant une attention particulière à l’indicateur 32 qui suscite de nombreuses non-conformités. Votre auditeur portera également une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitants etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place. Voici quelques exemples de non-conformités fréquemment relevées lors de cet audit : Des actions correctives non mises en place dans les délais impartis ; Des documents obligatoires manquants ou non à jour ; Des procédures mal appliquées par les formateurs ; Des retours clients insuffisamment pris en compte pour améliorer les prestations de formation ; Une mauvaise utilisation de la charte qualiopi ; L’absence d’un démarche d’amélioration continue lisible ; La non exploitation des différentes veilles (indicateurs 23, 24 et 25) Ces non-conformités peuvent entraîner une suspension voire un retrait de la certification Qualiopi si elles ne sont pas corrigées dans les délais impartis. ‍ 3 – La Démarche d’Amélioration Continue Le référentiel Qualiopi encourage les organismes de formation à s’engager dans une démarche de veille et d’amélioration continue de leurs prestations de formation. Cette démarche doit être visible et démontrée lors de l’audit de surveillance Qualiopi. Pour cela, l’organisme doit être en mesure de présenter des actions mises en place pour améliorer la qualité de ses prestations de formation, des indicateurs de satisfaction clients, des plans d’actions en cours ou à venir, des formations suivies par les formateurs pour maintenir leurs compétences à jour, etc. Les indicateurs de veille sont ceux qui suscitent le plus grand nombre de non-conformités lors de l’audit de surveillance Qualiopi. En effet, de nombreux organismes de formation ont mal compris les exigences liées à ces indicateurs. Il ne suffit pas de démontrer que la veille est effectuée sur les thématiques exigées par Qualiopi, à savoir la veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle (indicateur 23), la veille métiers, compétences et emplois sur vos secteurs d’intervention (indicateur 24), la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques en formation (indicateur 25) et la veille sur le champ du handicap en formation (indicateurs 23/26). Il est crucial de démontrer que vous exploitez cette veille, c’est-à-dire que vous l’utilisez pour prendre des décisions, mener des actions et ainsi vous améliorer en continu. Cette exploitation doit être réalisée de manière régulière, et lors de l’audit de surveillance, vous devrez présenter plusieurs preuves de cette exploitation pour chaque indicateur de veille, en plus de vos sources. La démarche d’amélioration continue est donc un élément clé de la certification Qualiopi et doit être prise en compte tout au long du cycle de certification. Si vous êtes un organisme de formation et que vous souhaitez vous préparer à l’audit de surveillance Qualiopi, My OF vous accompagne. Leader et partenaire des organismes de formation, notre objectif est de vous accompagner dans la réalisation de vos projets. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos services d’accompagnement pour la préparation de l’audit de surveillance. ‍

La formation professionnelle est un enjeu crucial pour le développement des compétences des salariés et l’adaptation aux évolutions du marché du travail. L’OPCO (Opérateur de Compétences) joue un rôle central dans le financement des actions de formation. Cependant, il existe également des dispositifs complémentaires au financement OPCO qui peuvent être utilisés pour soutenir et optimiser les investissements dans la formation. Les dispositifs complémentaires au financement OPCO Fonds publics Les fonds publics constituent une source de financement essentielle pour la formation professionnelle. Il existe des fonds nationaux, régionaux ou locaux qui peuvent être utilisés en complément des fonds alloués par l’OPCO. Ces fonds peuvent couvrir tout ou partie des actions de formation qui ne sont pas prises en charge par l’OPCO. Il est important de se renseigner auprès des autorités compétentes pour connaître les possibilités de financement offertes par ces fonds. Aides et subventions spécifiques Certains organismes et programmes proposent des aides et des subventions spécifiques pour des actions de formation particulières. Par exemple, des subventions peuvent être disponibles pour encourager la formation des demandeurs d’emploi ou pour favoriser l’employabilité des personnes en situation de handicap. Ces aides et subventions peuvent constituer un complément précieux au financement OPCO pour les organismes de formation. ‍ Dispositifs de cofinancement Les dispositifs de cofinancement permettent de partager les coûts de formation entre l’entreprise, l’OPCO et d’autres partenaires. Cela peut se traduire par des prises en charge partielles des frais de formation par des fonds tiers. Ces dispositifs offrent une possibilité supplémentaire de financer les actions de formation et de soulager la charge financière pour les organismes de formation. ‍ Dispositifs de réduction fiscale Dans certains cas, les dépenses liées à la formation professionnelle peuvent donner droit à des réductions fiscales ou à des crédits d’impôt. Ces dispositifs permettent de diminuer le coût global des actions de formation. Les entreprises peuvent bénéficier de ces avantages fiscaux en respectant les conditions définies par la législation en vigueur. ‍ Financement européen Les programmes dédiés de l’Union européenne proposent des possibilités de financement destinées à des initiatives de formation professionnelle. Les entreprises, les organismes de formation et les collaborations transnationales ont la possibilité de tirer avantage de ces ressources financières pour instaurer des projets de formation novateurs à l’échelle internationale. Ces financements européens sont accessibles sous des conditions spécifiques et peuvent constituer une source significative de soutien financier.

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Quel est le changement dans les procédures d’enregistrement EDOF ? ‍ La caisse des dépôts a mis en place une nouvelle procédure d’enregistrement en amont pour tout nouvel organisme de formation qui voudra être référencé sur la plateforme EDOF encadrés par les CP (conditions particulières) et les CGU (les conditions générales d’utilisation). ‍ Comment enregistrer votre organisme en amont ? ‍ Lors de votre connexion à votre espace professionnel EDOF, vous trouverez une section de “demande d’accès à l’espace organismes de formations EDOF” qui est un formulaire à remplir en ligne suivi de toutes les pièces justificatives demandées. ‍ Quels sont les critères à respecter pour être référencé sur Mon Compte Formation ? ‍ Afin de répondre à l’enregistrement d’EDOF, les critères à suivre sont les suivantes : ‍ posséder un NDA (numéro de déclaration d’activité); ne faire l’objet de condamnation pénale (Comment vérifier l’authenticité de votre casier judiciaire ?) Respecter les dispositions réglementaires relative à la transmission du bilan pédagogique et financier (BPF) ; Être certifié QUALIOPI ; Détenir l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle ; Respecter les règles d’éligibilité des actions de formation ; Respecter les obligations légales, fiscales et sociales. ‍ Ce qu’il faut savoir ! ‍ La demande d’enregistrement ne se fait ni par mail ou par courrier et ne sera aucunement prise en compte par la Caisse des dépôts. Donc la demande d’enregistrement préalable se fait uniquement en ligne et la personne devra avoir une compétence légale pour compléter le formulaire de demande d’accès à EDOF. ‍