La certification Qualiopi est désormais devenue un passage obligé pour les organismes de formation désireux d’accéder aux fonds publics et de démontrer leur engagement en faveur de la qualité des prestations. Dans ce cadre, trois types d’Audits se distinguent, chacun ayant un rôle spécifique dans le contrôle, l’évaluation et l’amélioration continue des pratiques. Voici un tour d’horizon détaillé des trois modalités d’audits Qualiopi.
1. L’Audit Initial
Définition et Objectifs
L’audit initial constitue la première étape du processus de certification. Il s’agit d’un examen complet des pratiques et processus mis en place par l’organisme de formation pour vérifier sa conformité des 32 indicateurs aux critères du Référentiel National Qualité. L’objectif est double :
- Évaluer la mise en œuvre des dispositifs de qualité dès le départ.
- Identifier les points forts et les axes d’amélioration afin que l’organisme puisse adapter ses procédures pour répondre aux exigences définies.
Déroulement
Pendant cet audit, l’auditeur examine l’ensemble des documents, les procédures mises en œuvre et les résultats obtenus, tout en menant des entretiens avec le personnel clé. L’évaluation repose sur :
- La pertinence des actions mises en place.
- La cohérence entre les objectifs affichés et les méthodes de travail.
- La capacité à répondre aux exigences en termes de suivi et d’amélioration continue.
La réussite de l’audit initial permet à l’organisme de se voir attribuer la certification Qualiopi pour une période donnée.
A savoir : Un organisme ne peut procéder à un audit initial sans avoir préalablement dispensé une formation à un apprenant.
2. L’Audit de Surveillance
Rôle et Objectifs
L’audit de surveillance intervient après l’obtention de la certification initiale. Son principal objectif est de vérifier que l’organisme de formation continue de respecter les critères et engage dans un processus d’amélioration constante. Cet audit veille à ce que les pratiques ne se relâchent pas avec le temps et s’inscrivent dans une dynamique d’évolution.
Déroulement
La fréquence et les modalités de cet audit de contrôle peuvent varier selon l’organisme certificateur, mais généralement, il se déroule :
- Sur une base annuelle ou intermédiaire, afin de contrôler le maintien des standards de qualité.
- Il vérifie notamment si les actions correctives mises en place suite à l’audit initial ou aux audits précédents ont été efficaces.
- L’auditeur se concentre sur les évolutions dans la gestion, les procédures documentées, ainsi que sur la satisfaction des parties prenantes (apprenants, financeurs, etc.).
Cette étape assure la pérennité de la certification et permet d’éviter les dérives.
3. L’Audit de Renouvellement
Pourquoi et Quand ?
La certification Qualiopi est valable pour une durée limitée, généralement de trois ans. À l’issue de cette période, l’audit de renouvellement est nécessaire pour prolonger la certification. Cet audit est similaire à l’audit initial dans la mesure où il évalue l’ensemble des critères du Référentiel National Qualité, mais il intègre également la prise en compte des évolutions notables depuis la dernière évaluation.
Déroulement
L’audit de renouvellement implique une réévaluation globale des pratiques de l’organisme. Il comporte :
- Un retour sur les audits précédents (initial et de surveillance) pour vérifier la mise en œuvre des recommandations faites.
- Une analyse des nouvelles pratiques et des innovations éventuelles intégrées dans le système de management de la qualité.
- La vérification que l’organisme reste en conformité avec les exigences actuelles, notamment au regard des évolutions réglementaires et des retours d’expérience des bénéficiaires.
La réussite de cet audit permet à l’organisme de prolonger sa certification Qualiopi, soulignant ainsi son engagement continu envers la qualité.
Cliquez ici pour évaluez facilement la durée de votre audit.
Vous avez la possibilité de vous faire accompagner par MyOF sur toute la procédure.
